Mengerjakan Proyek Sederhana menggunakan Microsoft Project

Pernahkah kalian membuat suatu project sebuah acara ulang tahun atau sebagainya, kalau belum pernah maka saya akan memperkenalkan sebuah project yang sederhana dengan menggunakan Aplikasi Microsoft Project yang tentunya akan membantu project anda dengan lebih cepat dan sederhana, tapi sebelumnya teman-teman sudah berkenalan belum dengan Microsoft Project? Kalau belum, yuk kita kenalan dulu sama Microsoft Projectnya,  disimak ya .

1. Pengertian Microsoft Project

Microsoft Project  adalah suatu Aplikasi manajemen proyek perangkat lunak program yang dikembangkan dan dijual oleh Microsoft yang dirancang untuk membantu manajer proyek dalam mengembangkan rencana, menetapkan sumber daya untuk tugas-tugas, pelacakan kemajuan, mengelola anggaran dan menganalisis beban kerja.

2. Sejarah Microsoft Project

Versi pertama Microsoft project dikeluarkan untuk DOS pada tahun 1984 oleh sebuah perusahaan yang bekerja untuk Microsoft. Microsoft membeli semua hak untuk perangkat lunak pada tahun 1985 dan merilis versi yang ke 2. Versi 3 untuk DOS dirilis pada tahun 1986. Versi 4 untuk DOS adalah versi tera,yang dirilis pada tahun 1986. Pertama windows versi ini dirilis pada tahun 1990,dan diberi label versi pertama untuk windows. Versi pertama untuk DOS memperkenalkan konsep link baris (baris ketergantungan) antara tugas-tugas dalam bagan Gantt.

3. Pencipta Microsoft Project

William Henry ”Bill“ Gates III (lahir di Seattle, Washington, 28 Oktober 1955; umur 57 tahun)adalah seorang tokoh bisnis, investor, filantropis, penulis asal Amerika Serikat, serta mantan CEO yang saat ini menjabat sebagai ketua Microsoft, perusahaan perangkat lunak yang ia dirikan bersama Paul Allen. Ia menduduki peringkat tetap di antara orang-orang terkaya di dunia dan menempati peringkat pertama sejak 1995 hingga 2009, tidak termasuk 2008 ketika ia turun ke peringkat tiga. Selama kariernya di Microsoft, Gates pernah menjabat sebagai CEO dan kepala arsitek perangkat lunak, dan masih menjadi pemegang saham perorangan terbesar dengan lebih dari 8 persen saham umum perusahaan. Ia juga telah menulis beberapa buku. (Dikutip:// Wikipedia.org)

4. Mengapa Orang Banyak Menggunakan Microsoft Project?
Berikut beberapa keuntungan yang diperoleh ketika kita menggunakan Microsoft project :

• Dapat melakukan penjadwalan produksi secara efektif dan efisien,karena ditunjang dengan informasi alokasi waktu yang dibutuhkan untuk tiap proses,serta kebutuhan sumber daya untuk setiap proses sepanjang waktu.
• Dapat diperoleh secara langsung informasi aliran biaya selama periode.
• Mudah dilakukan modifikasi, jika ingin dilakukan rescheduling
• Penyusunan jadwal produksi yang tepat akan lebih mudah dihasilkan dalam waktu yang cepat

5. Cara Membuka dan MENGGUNAKAN MICROSOFT PROJECT

• Klik start-All program
• Pilih dan buka Microsoft Project

Berikut adalah langkah-langkah mudah dalam menggunakan Ms Office Project:

Langkah 1

Tentukan tanggal proyek Anda. Hal ini dapat dilakukan dengan mengklik menu Project – Project Information. Gunakan Schedule From Start Date jika Anda memilih perhitungan maju. Sebaliknya, jika Anda memilih perhitungan mundur, gunakan Schedule From Finish Date.

Langkah 2

Pilih/rancang kalender Anda. Tiap proyek tentunya memiliki penanggalan kalender yang berbeda-beda. Ada yang jam kerjanya 08.00-17.00, shift malam, atau 24 jam. Untuk membuat /memilih kalender ini, klik Tools, lalu pilih > Change Working Time.

Langkah 3

Buat Task di gant table entry. Task adalah pekerjaan yang akan dilakukan di proyek. Dalam View-Gantt Chart – table Entry, Anda dapat mengisikan nama task, durasi, tanggal mulai, dan tanggal selesainya task. Anda juga dapat menggunakan Predecessor untuk task yang mendahului task lain.

Langkah 4

Buat resource. Resource adalah sumber daya yang digunakan untuk mengerjakan proyek. Resource dapat berupa peralatan, manusia, maupun biaya. Untuk mengisikan resource, klik menu View-Resource Sheet.

Langkah 5

Tetapkan resource mana saja yang digunakan di tiap task. Jika ada beberapa resource yang dibutuhkan dalam 1 task, double klik task sehingga muncul task information, dan isikan resource di tab resource dari task information.

 

Tetapkan baseline. Baseline artinya perencanaan dasar. Untuk menetapkan baseline, klik Tools – tracking –set the baseline. Segala hal yang ditetapkan setelah baseline ditetapkan disebut variance. Untuk mengecek besarnya variance/simpangan, klik View-Gantt Chart, Table – Variance. Mulai mentrack proyek Anda. Klik View-Table-tracking. Di sana Anda dapat mengeset Actual Start dan Finish, juga completion. Bagaimana teman-teman? Caranya mudahkan? Selamat mencoba dan sampai jumpa di tutoria selanjutnya!.